4 november 2019
Social media : is een beleid nodig?

Steeds vaker zien wij op de werkvloer allerlei soorten problemen ontstaan door gebruik van social media. Zo gaat het de ene keer over het onjuiste gebruik van social media bij sollicitaties en de andere keer gaat het over (niet) gewenste berichten op social media.

Toch heeft social media voor de meeste bedrijven veel voordelen. Zo heeft een bedrijf via social media al snel een groter bereik voor de werving van nieuwe werknemers. Maar ook voor het bouwen van een netwerk en het maken van reclame is social media een inmiddels veel gebruikt podium.

Doordat bedrijven via social media snel een groot bereik hebben, kunnen eventuele controversiële berichten van werknemers snel viraal gaan (omdat zij nou eenmaal toegang hebben tot dit grote bereik). Een bedrijf loopt dan een groot risico op imagoschade. Het is al vaak voorgekomen dat een ontslagzaak wordt gestart, omdat werknemers zich op Facebook negatief hebben uitgelaten over het bedrijf.

Naast zulke ontslagprocedures is laatst ook een opvallende uitspraak gedaan over het beheer van de sociale media kanalen van een bedrijf. In deze kwestie was een werknemer tijdens haar dienstverband via haar persoonlijke Facebookaccount een pagina voor haar werkgever, een dierenasiel, gestart. Via deze pagina werd door de werknemer de activiteiten van het dierenasiel gepromoot en hield zij contact met klanten. De werknemer deed dit niet geheel vrijwillig, maar kreeg van haar werkgever 4 uur per week de tijd om de Facebookpagina bij te houden.

Het probleem ontstond natuurlijk toen het dienstverband van de werknemer werd beëindigd. De werknemer wilde de pagina niet overdragen aan het dierenasiel. Vervolgens heeft de werknemer negatieve uitlatingen over het dierenasiel geplaatst op de Facebookpagina. Uiteindelijk besloot de rechter dat de werknemer het beheer van de pagina moest afstaan aan de werkgever. Winst voor de werkgever natuurlijk, maar het heeft natuurlijk de voorkeur dat het niet nodig is om naar de rechter te gaan om een pagina over het eigen bedrijf weer onder controle te krijgen.

Kan een social media protocol dit verhelpen?
Als een werkgever en werknemer zoals in voornoemde situatie geen afspraken met elkaar maken over het gebruik van social media, ziet u dat dit behoorlijk mis kan gaan als de relatie bekoelt. Daarnaast zijn veel werknemers niet bewust van het feit dat hun online activiteiten invloed kunnen hebben op het bedrijf. Door een social media protocol kunt u geschillen voorkomen en deze bewustheid bij de werknemers creëren.

Wat moet er dan precies in?
Ieder bedrijf gebruikt social media op een andere manier. Het is dan ook belangrijk dat werkgevers een social media protocol opstellen dat past bij het bedrijf. Over het algemeen zal wel ieder protocol de manier van communicatie en de spelregels rondom het gebruik van social media bevatten. U kunt hierbij onder andere denken aan regels over welke websites c.q. kanalen werknemers kunnen gebruiken voor promotiedoeleinden. Natuurlijk is het ook wenselijk om richtlijnen op te stellen met betrekking tot de bescherming van informatie en het bedrijfsimago. Verder valt het aan te raden op te nemen in een protocol dat werknemers zich via deze kanalen niet negatief mogen uitlaten over werkgever en daarbij te benoemen welke mogelijkheden de werkgever heeft als dat toch gebeurt. Laat een werknemer zich dan alsnog negatief uit over het bedrijf, dan is dit in strijd met het protocol en kan de werkgever eventueel overgaan tot een waarschuwing of zelfs ontslag.

Mocht u zich nu afvragen of uw bedrijf een social media beleid nodig heeft, willen wij graag met u meekijken. Indien u direct wilt starten met een social media beleid, dan kunt u ook bij ons terecht voor een “standaard” voorbeeldprotocol of juist voor een protocol dat specifiek voor uw bedrijf is opgesteld.

Contactinformatie
Eline Beekhuis, advocaat Arbeid & Organisatie
E-mail: beekhuis@marxman.nl / Telefoonnummer: 033 450 8000

Moniek Kennis, advocaat Arbeid & Organisatie
E-mail: kennis@marxman.nl / Telefoonnummer:  033 450 8000