27 mei 2019
Eén jaar AVG in de sportwereld

De AVG is alweer één jaar in werking getreden. De meeste sportbonden en verenigingen zijn actief aan de slag gegaan om een AVG beleid in te voeren. In dit artikel leest u de belangrijkste ontwikkelingen waar sportbonden en verenigingen mee te maken hebben gehad en gaan wij in op de aandachtspunten voor de komende periode.

Nieuwe overeenkomsten voor sportbonden en verenigingen
Veel sportbonden en verenigingen zagen zich het afgelopen jaar geconfronteerd met partijen die nieuwe overeenkomsten toestuurden. Daarbij werd aangegeven dat de nieuwe overeenkomsten moesten worden gesloten door de AVG. In een aantal gevallen was het daadwerkelijk nodig om op basis van de AVG nieuwe overeenkomsten te sluiten. Het meest bekende voorbeeld daarvan is de verwerkersovereenkomst. Maar in veel gevallen werd de AVG ook aangegrepen om zaken te regelen welke niets met de AVG te maken hadden. Denk hierbij aan het toesturen van nieuwe algemene voorwaarden, het heronderhandelen over de aansprakelijkheid of het proberen overeen te komen van prijsverhogingen.

Vaak was het voor sportbonden en verenigingen lastig om te bepalen wat nu wel en niet getekend moest worden. Wij hebben dan ook regelmatig hierover geadviseerd. Het is belangrijk hier de komende tijd nog scherp op te blijven letten.

Tennisband verstrekt ledenbestand aan commerciële partners en is onderwerp van onderzoek
De tennisbond (KNLTB) is het afgelopen jaar in het nieuws gekomen omdat zij haar ledenbestand beschikbaar heeft gesteld aan commerciële partners. Deze commerciële partners gebruikten het ledenbestand om hun producten en diensten onder de aandacht te brengen. In de uitzending van Nieuwsuur van maandag 17 december 2018 werd hier aandacht aan besteed. Naar aanleiding van die uitzending is de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, een onderzoek gestart bij de tennisbond. De tennisbond heeft haar werkwijze inmiddels aangepast. Verwacht wordt dat de Autoriteit Persoonsgegevens nog in 2019 een rapport uit zal brengen over dit onderzoek. Met dit rapport komt er voor sportbonden meer duidelijkheid over hoe commercieel gebruik van het ledenbestand kan worden vormgegeven.

AVG blijft zorgen voor onduidelijkheid
De AVG heeft ervoor gezorgd dat veel sportbonden en verenigingen hun processen onder de loep hebben genomen. Waar vroeger veel met de mantel der liefde voor de sport door de vingers werd gezien, zien wij nu dat sportbonden en verenigingen door de AVG processen aanpassen. Zeker bij verenigingen met veel vrijwilligers is er het nodige veranderd. In een aantal gevallen heeft dit geleid tot onnodige frustraties, bijvoorbeeld doordat vrijwilligers ineens aansprakelijkheid moesten accepteren. Het specifiek laten tekenen van aansprakelijkheidsregelingen door vrijwilligers is niet nodig. Wel is het nodig dat er afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld geheimhouding. Veel sportbonden en verenigingen worstelden het afgelopen jaar met de vraag hoe nou de AVG moest worden geïmplementeerd. Een jaar na dato worden wij regelmatig gevraagd om een second opinion uit te voeren. Op die manier is duidelijk hoe de sportbond of vereniging er nu daadwerkelijk voor staat.

Evaluatie van AVG beleid
Een geïmplementeerd beleid moet op grond van de AVG  worden geëvalueerd en indien nodig aangepast. Net zoals uw auto ieder jaar gekeurd moeten worden, moeten organisaties dus ook regelmatig geëvalueerd worden op het gebied van de AVG. Evaluatie wordt in de praktijk vaak vergeten. Heeft ook uw sportbond of vereniging nog geen evaluatie uitgevoerd? Dan adviseren wij u om nu een evaluatiebijeenkomst te plannen waarin de belangrijkste verplichtingen op de agenda staat. Ook kan de evaluatie worden gebruikt om in kaart te brengen of het opgestelde beleid voldoende functioneert. Twijfelt u of uw sportbond of sportvereniging AVG-proof is? Dan is het belangrijk dit eerst uit te zoeken.  Een second opinion op het AVG beleid is daarvoor een mooie oplossing. Neemt u gerust contact met ons op.

Contactinformatie
Sanne Koster, partner en sectievoorzitter Ondernemingen en advocaat Privacy
koster@marxman.nl / telefoonnummer + 31 33 450 80 00

Theo Stockmann, advocaat sectie Intellectueel eigendom & ICT
stockmann@marxman.nl / telefoonnummer + 31 33 450 8000